Lediga jobb som Nämndsekreterare i Järfälla

Är du en nämndsekreterare som brinner för service och professionalitet? Trivs du med att arbeta nära engagerade medborgare och involverade politiker? Välkommen att söka rollen som nämndsekreterare hos oss!
Just nu söker vi en engagerad och kompetent nämndsekreterare till nämndadministrativa enheten. Enheten består av fem medarbetare, där samtliga är nämndsekreterare, som tillsammans med enhetschef arbetar med det löpande arbetet och utvecklingen av kommunens nämndprocess.

Enheten är en del av avdelningen Kansli och överförmyndare på kommunstyrelseförvaltningen. Förvaltningen ansvarar för kommunens samlade utveckling, nämndadministration, ekonomiska ställning, samhällsbyggnad, övergripande kommunikationsarbete, personalstrategi med mera.

Vi erbjuder dig
• Friskvårdsbidrag
• Förmån Järfälla som är ett brett utbud av förmåner, som till exempel biobiljetter och gym-medlemskap, till rabatterade priser
• Vinter- och sommararbetstid
• Möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter
• Möjlighet till semesterväxling vilket innebär fem eller sex extra semesterdagar.


ARBETSUPPGIFTER
Din roll som nämndsekreterare innebär att du är ett viktigt stöd för nämnden och dess ordförande. Du kommer att vara sekreterare för två nämnder. I rollen som nämndsekreterare kommer du bland annat att:
• Ansvara för att nämndadministrationen och sammanträden genomförs på ett smidigt, korrekt och rättssäkert sätt
• Stötta handläggare och chefer i nämndprocessen
• Skicka kallelser inför sammanträden
• Skriva protokoll under sammanträden
• Publicera nämndhandlingar på webben
• Administrera arvode till politiker

Nämndsekreteraren är också ett viktigt stöd för nämndens ledamöter och ersättare. Du utgör också ett stöd till förvaltningsledningen, hjälper handläggare samt är behjälplig med information som rör nämndens ansvarsområden.
Då du som nämndsekreterare är en central person för kommunikationen inom nämnden och med övriga delar av förvaltningen är god kommunikationsförmåga och samarbetsförmåga viktiga aspekter av rollen. Det är viktigt att vara lyhörd för nämndens behov och säkerställa smidiga informationsflöden som bidrar till en effektiv verksamhet och god beslutsprocess.

Sammanfattningsvis innefattar arbetsuppgifterna för en nämndsekreterare mötesadministration, dokumenthantering, kommunikation och rapportering för att understödja nämndens funktion och bidra till en transparent och effektiv kommunal förvaltning. Kvällsarbete i samband med nämndsammanträde ingår.


KVALIFIKATIONER
Till den här tjänsten söker vi dig som har
• Relevant akademisk examen, exempelvis inom offentlig förvaltning, statsvetenskap eller juridik
• Minst 2 års erfarenhet av arbete som nämndsekreterare
• Hög digital mognad i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem

Det är meriterande om du har
• Kunskap om förvaltningsrättsliga frågor, offentlighets- och sekretessbestämmelser samt kännedom om andra lagar som styr kommunal verksamhet
• Erfarenhet av arbete som nämndsekreterare för kommunstyrelsen/kommunfullmäktige

För att trivas och vara framgångsrik i den aktuella tjänsten förväntas du kunna ta ansvar för dina tilldelade uppgifter samt strukturerar och driver processer framåt med god samarbetsförmåga.
Du förväntas kunna anpassa dig snabbt till förändrade omständigheter och ha förmågan att ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du bör också vara positiv till förändring och se möjligheter i nya situationer.

En stark serviceinriktning är av stor vikt för att du ska kunna vara med och skapa en positiv arbetsmiljö och gott samarbetsklimat. Du är därför uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har viljan och förmågan att hjälpa andra att hitta lösningar.
Att vara strukturerad är en grundläggande kompetens för att effektivt hantera arbetsuppgifterna som hör till rollen som nämndsekreterare. Du bör därför ha förmågan att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett systematiskt sätt, samtidigt som du sätter upp och håller tidsramar för att säkerställa framsteg och leverans.

Slutligen är ett gott omdöme en nyckelfaktor för att göra korrekta avvägningar och prioriteringar. Det innebär att du kan väga samman komplex information, ta hänsyn till olika faktorer och utvisa gott omdöme vid beslut.

Stor vikt läggs på personlig lämplighet. I den här rekryteringsprocessen arbetar vi med löpande urval vilket gör att vi kontinuerligt går igenom ansökningarna. Vänta därför inte med att ansöka utan gör det så snart som möjligt.


ÖVRIGT
Järfälla har norra Stockholms mest spännande geografiska läge och växer snabbt. Vi erbjuder en arbetsplats med stor variation, goda utvecklingsmöjligheter och arbetar efter visionen Järfälla för alla framåt. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.jarfalla.se/jobbaijarfalla

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre

Tillsammans! Med mod, engagemang och flexibilitet gör vi skillnad- så tänker vi i socialförvaltningen Järfälla. Och det är jättebra om du också tänker så.

Socialförvaltningen i Järfälla ansvarar för individ- och familjeomsorg, äldreomsorg och funktionshinder samt vård och omsorg. Vi arbetar med kommuninvånaren i fokus och vill ha ordning och reda i våra processer.

Många av oss sitter tillsammans i samma hus och kan lätt nå varandra. Tjänsten som utskottssekreterare för sociala utskottet är inget undantag. Det är en tjänst med många kontaktytor mest inom individ-och familjeomsorgen då det mestadels är ärenden därifrån men samarbete med nämndsekreterare och annan administration är också nära.

Vi är många här med mycket erfarenhet och hjälp kommer alltid att finnas här. Vidare har vi också gott kaffe, viss möjlighet att jobba hemifrån och vi vill beskriva oss själva som mycket trevliga.

Vi söker nu en driven och engagerad utskottssekreterare som vill samarbeta och fortsätta utveckla våra processer med oss.


ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten som utskottssekreterare innebär att du är sekreterare i socialnämndens sociala utskott. Du ansvarar för administrationen kring mötena såsom kallelser, dagordningar, protokoll, samt ärendeberedning. Ärendeberedning innebär att sortera ärenden och handlingar till mötet utefter typ av ärende eller lagrum så att strukturen blir tydlig för beslutsfattare (politikerna). Det kan också innebära att säkerställa att all information från ansvarig handläggare finns med och att underlaget är korrekt framställt.
Du är också ansvarig för att besluten kommuniceras, per brev och digitalt, till dem som besluten berör.

Ärenden kan ibland dyka upp med kort varsel vilket gör att en ärendeprocess kan dyka upp snabbt och löpa parallellt med ordinarie process. Detta innebär att arbetstempot kan variera och du behöver ha sådan struktur på ditt arbete att du kan hantera nytillkommen information på ett smidigt sätt.

Du sitter med under mötet och stöttar ordföranden i att ärenden tas i rätt ordning, att besluten blir rätt i protokollen samt att andra eventuella underlag är korrekta.

Arbetet som utskottssekreterare kommer inte att fylla upp hela arbetsveckan så andra kvalificerade administrativa arbetsuppgifter kommer att tillkomma. Spännande va? Som en cliffhanger.


KVALIFIKATIONER
Vi behöver nu dig som verkligen tycker om administration och att sätta dig in i processer, rutiner och lagstiftning. Du har utbildning, kunskap eller intresse för kommunal- och förvaltningsrätt, SoL och LVU. Vi vill inte överdriva men du får gärna vara ett administrativt geni.

Du bör ha arbetat med administration sedan tidigare och förstår vad en god administration kan skapa. Det är meriterande om du har aktuell erfarenhet från kommunal eller offentlig förvaltning. Har du erfarenhet från arbete som utskotts-/nämndsekreterare inom socialnämndens verksamheter alternativt har jobbat inom ramen för socialtjänstlagen och vet vad det innebär så är det toppen.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper. Arbetet kräver att du är noggrann och strukturerad. Du behöver också ha flexibiliteten att kunna strukturera om med kort varsel. (Varför det är så viktigt att du har ordning och reda i grunden). Du har en god kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Du är positiv, engagerad och gillar att ge service.


ÖVRIGT
Järfälla kommun arbetar med en kompetensbaserad rekryteringsprocess för en fördomsfri rekrytering. Vi på Socialförvaltningen arbetar tillsammans oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Olikheter berikar och möjliggör utveckling för alla framåt! Då Järfälla kommun är ett finskt förvaltningsområde ses kunskaper i finska språket som meriterande och även andra språk.

Vi genomför begränsade bakgrundskontroller för slutkandidaterna vid detta anställningsförfarande. Bakgrundskontroller genomförs endast i den utsträckning det är relevant för den aktuella tjänsten. I de fall utdrag ur belastningsregistret är lagstadgat kommer du även behöva uppvisa ett sådant utdrag. För mer information om hur vi arbetar med bakgrundskontroller, se www.jarfalla.se/bakgrundskontroller
Vi kontrollerar även medborgarskap och arbetstillstånd.

Löpande intervjuer och tillsättning av tjänst innan ansökningstiden gått ut kan komma att ske.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre

Järfälla kommun i nordvästra Stockholm är en av de snabbast växande kommunerna i Sverige. Just nu söker vi 1-3 engagerade och kompetenta nämndsekreterare till enheten Nämndadministration. Under förutsättning att nödvändiga beslut fattas om centralisering av kommunens nämndadministration kommer enheten att skapas under våren 2024. Enheten kommer bestå av mellan 5 och 10 medarbetare som tillsammans kommer att arbeta med det löpande arbetet och utvecklingen av kommunens nämndprocess.

Enheten kommer att vara en del av avdelningen Kansli och överförmyndare på kommunstyrelseförvaltningen. Förvaltningen ansvarar för kommunens samlade utveckling, ekonomiska ställning, samhällsbyggnad, övergripande kommunikationsarbete, personalstrategi med mera.

ARBETSUPPGIFTER
Din roll som nämndsekreterare innebär att du är ett viktigt stöd för nämnden och dess ordförande. Du förbereder och sammanställer underlag inför sammanträden vilket inkluderar att du tar fram kallelser, distribuerar beslutsunderlag och skriver protokoll.

Nämndsekreteraren är och också ett viktigt stöd för nämndens ledamöter och ersättare. Du svarar på frågor, utbildar och hjälper handläggare samt är behjälplig med information som rör nämndens ansvarsområden.

En annan betydelsefull uppgift för nämndsekreteraren är att följa upp och rapportera om nämndens beslut och verksamhet. Detta kan involvera att kommunicera nämndens arbete och beslut både internt och externt.

Då du som nämndsekreterare är en central person för kommunikationen inom nämnden och med övriga delar av förvaltningen är god kommunikationsförmåga och samarbetsförmåga viktiga aspekter av rollen. Det är viktigt att vara lyhörd för nämndens behov och säkerställa smidiga informationsflöden som bidrar till en effektiv verksamhet och god beslutsprocess.

Sammanfattningsvis innefattar arbetsuppgifterna för en nämndsekreterare mötesadministration, dokumenthantering, kommunikation och rapportering för att understödja nämndens funktion och bidra till en transparent och effektiv kommunal förvaltning.

KVALIFIKATIONER
Till den här tjänsten söker vi dig med
• relevant högskoleutbildning eller motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning
• erfarenhet av arbete kopplat till nämndadministration och/eller politisk styrning

Det är meriterande om du har
• erfarenhet av arbete i kommunal förvaltning
• kunskap om förvaltningsrättsliga frågor, i offentlighets- och sekretessbestämmelser samt kännedom om andra lagar som styr kommunal verksamhet

För att trivas och vara framgångsrik i den aktuella tjänsten förväntas du kunna ta ansvar för dina tilldelade uppgifter samt strukturerar och driver processer framåt utan konstant övervakning.

Du förväntas kunna anpassa dig snabbt till förändrade omständigheter och ha förmågan att ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du bör också vara positiv till förändring och se möjligheter i nya situationer.

En stark serviceinriktning är av stor vikt för att du ska kunna vara med och skapa en positiv arbetsmiljö och gott samarbetsklimat. Du är därför uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har viljan och förmågan att hjälpa andra att hitta lösningar.

Att vara strukturerad är en grundläggande kompetens för att effektivt hantera arbetsuppgifterna som hör till rollen som nämndsekreterare. Du bör därför ha förmågan att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett systematiskt sätt, samtidigt som du sätter upp och håller tidsramar för att säkerställa framsteg och leverans.

Slutligen är ett gott omdöme en nyckelfaktor för att göra korrekta avvägningar och prioriteringar. Det innebär att du kan väga samman komplex information, ta hänsyn till olika faktorer och utvisa gott omdöme vid beslut.

ÖVRIGT
Järfälla har norra Stockholms mest spännande geografiska läge och växer snabbt. Vi erbjuder en arbetsplats med stor variation, goda utvecklingsmöjligheter och arbetar efter visionen Järfälla för alla framåt. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.jarfalla.se/jobbaijarfalla

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre

Kultur-, demokrati- och fritidsnämnden har ansvar för bibliotek, idrott och fritid, fritidsgårdar, kultur, kulturskola samt kommunens demokratiutveckling, barnrättsfrågor och samordning för finskt förvaltningsområde. På förvaltningen arbetar cirka 140 personer, runt om i kommunen.

Kultur-, demokrati- och fritidsnämnden har som mål att Järfällabornas nöjdhet med våra verksamheter ska öka. Vi söker nu en nämndsekreterare som vill vara med på vår utvecklingsresa.

ARBETSUPPGIFTER
Nämndsekreteraren på kultur- demokrati- och fritidsförvaltningen har flera roller. Att vara nämndens sekreterare utgör ungefär hälften av tjänstens innehåll. Du har ansvar för planering, genomförande och uppföljning av kultur-, demokrati- och fritidsnämndens arbete. Du samarbetar med förvaltningschef, handläggare och övriga förvaltningars medarbetare.

Som nämndens registrator hanterar du post och utlämnande av handlingar, liksom expediering och arkivering. Du är GDPR-samordnare för nämndens områden, samarbetar med kommunens dataskyddsombud och är kontaktperson inom förvaltningen.

Du stöttar också förvaltningschef och förvaltningens ledningsgrupp med utredningsarbete och administration. I tjänsten ingår utveckling av digitalt arbetssätt tillsammans med förvaltningschef och kommunens nämndsekreterarnätverk. Arbete på kvällstid någon gång i månaden ingår.

Du ingår i flera nätverk inom kommunen och rollen innebär många kontakter inom och utom organisationen bland annat med politiska ledamöter, medarbetare på andra förvaltningar och invånare.

Du är en av tre tjänstepersoner på nämndens kansli som rapporterar direkt till förvaltnings-chef. De närmaste kollegorna är ekonomicontroller och lokalsamordnare/utredare, vi är placerade i kommunhuset, i Jakobsbergs centrum.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har
• kännedom om kommunallagen och förvaltningslagen
• vana att arbeta i olika digitala system och gärna ärendehanteringssystem/diarieföring
• lätt att uttrycka dig tydligt och korrekt i svenska språket i tal och skrift
• vana att leda processer/projekt
• analytisk förmåga

Krav:
• högskoleutbildning inom statsvetenskap, samhällsvetenskap, kommunikation eller motsvarande som arbetsgivaren anser likvärdig
• erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation

Meriterande:
• erfarenhet av ärendeberedning i politiskt styrd verksamhet
• erfarenhet från arbete i kommun
• erfarenhet av att arbeta med samordning och att vara kunskapsstöd till verksamheter

För att lyckas och trivas i rollen vet vi att dina personliga egenskaper har stor betydelse. Vi söker dig som är strukturerad, har god språklig och analytisk förmåga, tar ledarskap över ditt ansvarsområde, är lojal och har stor integritet och personlig mognad. Vi söker dig som har utpräglat servicefokus och tar eget ansvar för att samordna processer och arbetssätt för att skapa ett välfungerande administrativt stöd. Du har förmåga att se förbättringsområden och att driva dessa självständigt.
Om du tycker att det verkar spännande att ge stöd till nämnden och förvaltningen och vara med att digitalisera och utveckla våra administrativa processer är detta ett arbete för dig!

ÖVRIGT
Järfälla har norra Stockholms mest spännande geografiska läge och växer snabbt. Vi erbjuder en arbetsplats med stor variation, goda utvecklingsmöjligheter och arbetar efter visionen Järfälla för alla framåt. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.jarfalla.se/jobbahososs

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre

Tillsammans! Med mod, engagemang och flexibilitet gör vi skillnad- så tänker vi i socialförvaltningen Järfälla. Tänker du också i de banorna?

Socialförvaltningen i Järfälla ansvarar för äldreomsorg och funktionsnedsättning, individ- och familjeomsorg samt vård och omsorg.

Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd inom socialförvaltningen har i uppdrag att ge stöd till alla verksamhetsområden inom förvaltningen. Avdelningen samordnar funktioner bl a utredningar, upphandlingsstöd, uppföljning, ekonomi, kommunikation, systemförvaltning, personal och nämndadministration.

Vi söker nu en sekreterare till det sociala utskottet och KPR (kommunala pensionärsrådet) som också tar sig an andra administrativa uppdrag.


ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten som utskottssekreterare innebär att du är sekreterare i socialnämndens sociala utskott. Du ansvarar för administrationen kring mötena såsom kallelser, dagordningar, protokoll, samt ärendeberedning. Ärendeberedning innebär att sortera ärenden och handlingar till mötet utefter typ av ärende eller lagrum så att strukturen blir tydlig för beslutsfattare (politikerna). Det kan också innebära att säkerställa att all information från ansvarig handläggare finns med och att underlaget är korrekt framställt.
Du är också ansvarig för att besluten kommuniceras, per brev och digitalt, till dem som besluten berör.
Ärenden kan ibland dyka upp med kort varsel vilket gör att en ärendeprocess kan dyka upp snabbt och löpa parallellt med ordinarie process. Så arbetstempot kan därför variera.

Du kommer också vara sekreterare i det kommunala pensionärsrådet. Arbetet innebär att upprätta kallelser, dagordningar och protokoll, samt boka lokal för mötena och beställa förtäring.

Du kommer också att, i nära samarbete med oss andra på avdelningen, arbeta med och utveckla förvaltningens ärende- och dokumenthantering. Utöver rollen som utskottssekreterare finns en del andra arbetsuppgifter som kan bli aktuella såsom backup för nämndsekreterare eller andra administrativa uppdrag.


KVALIFIKATIONER
Vi behöver nu dig som verkligen tycker om administration och att sätta dig in i processer, rutiner och lagstiftning. Du har utbildning, kunskap eller intresse för kommunal- och förvaltningsrätt, SoL och LVU. Vi vill inte överdriva men du får gärna vara ett administrativt geni.

Du bör ha arbetat med administration sedan tidigare och förstår vad en god administration kan skapa. Det är meriterande om du har aktuell erfarenhet från kommunal eller offentlig förvaltning. Det är särskilt meriterande om du har erfarenhet från arbete som utskotts-/nämndsekreterare inom socialnämndens verksamheter.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper. Arbetet kräver att du är noggrann och strukturerad. Du har en god kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Du har även mycket goda datakunskaper. Du är positiv, engagerad och gillar att ge service!


ÖVRIGT
Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Intervjuer kan komma att ske fortlöpande.
Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Kultur- demokrati- och fritidsförvaltningen i Järfälla kommun har ansvar för bibliotek, idrott och fritid, fritidsgårdar, kultur, kulturskola samt kommunens demokratiutveckling, barnrättsfrågor och samordning för finskt förvaltningsområde. På förvaltningen arbetar cirka 130 personer, runt om i kommunen.

ARBETSUPPGIFTER
Att vara kultur-, demokrati- och fritidsnämndens sekreterare utgör hälften av tjänstens innehåll. Du har ansvar för planering, genomförande och uppföljning av nämndens arbete. Du samarbetar med förvaltningschef, handläggare och övriga förvaltningars medarbetare. I tjänsten ingår utveckling av digitalt arbetssätt tillsammans med förvaltningschef och kommunens nämndssekreterarnätverk. Arbete på kvällstid förekommer.

Som nämndens registrator hanterar du post, administrerar handlingar, expedierar och arkiverar. Du är också GDPR-samordnare för nämndens områden, samarbetar med kommunens dataskyddsombud och är kontaktperson inom förvaltningen. Du stöttar dessutom förvaltningschef och förvaltningens ledningsgrupp med utredningsarbete och administration.

Du är en av tre tjänstepersoner på nämndens kansli. De närmaste kollegorna är ekonomicontroller och lokalsamordnare/utredare. Demokratiutvecklaren, med sitt team tillhör också arbetsplatsen. Sammanlagt är vi sju medarbetare, placerade i kommunhuset i Jakobsbergs centrum.

Om du tycker att det verkar spännande att ge stöd till nämnden och förvaltningen och vill vara med att digitalisera och utveckla våra administrativa processer är det här ett arbete för dig!


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har
• kännedom om kommunallagen och förvaltningslagen
• vana att arbeta i olika digitala system och gärna ärendehanteringssystem/diarieföring
• lätt att uttrycka dig tydligt och korrekt i svenska språket i tal och skrift
• vana att leda processer/projekt
• analytisk förmåga
• intresse för kultur- inflytande- och fritidsfrågor

Krav:
• högskoleutbildning inom statsvetenskap, juridik, samhällsvetenskap, kommunikation eller motsvarande som arbetsgivaren anser likvärdig
• erfarenhet av arbete i offentligt styrd verksamhet

Meriterande:
• erfarenhet av ärendeberedning i politiskt styrd verksamhet
• erfarenhet från arbete i kommun

ÖVRIGT
Järfälla har norra Stockholms mest spännande geografiska läge och växer snabbt. Vi erbjuder en arbetsplats med stor variation, goda utvecklingsmöjligheter och arbetar efter visionen Järfälla för alla framåt. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.jarfalla.se/ledigajobb

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre